Reale Abläufe werden nach Aufwand, Datenrisiko und Umsetzbarkeit geordnet. Am Ende steht eine Reihenfolge, die intern erklärt und entschieden werden kann.
| Use Case | Wert | Daten | Aufwand | Nächster Test |
|---|---|---|---|---|
| E-Mail-Triage | 4/5 | 2/5 | 2/5 | 50 Fälle markieren |
| Offertenentwurf | 3/5 | 4/5 | 4/5 | Freigabeweg klären |
| Telefonannahme | 4/5 | 3/5 | 3/5 | 20 Testanrufe |
| Interne Suche | 2/5 | 5/5 | 4/5 | Quellen inventarisieren |
Zuerst E-Mail-Triage testen. Das Volumen ist sichtbar, das Ergebnis lässt sich prüfen und der Eingriff in bestehende Prozesse bleibt klein.
Nicht jeder mühsame Ablauf ist ein guter KI-Use-Case. Manchmal braucht es zuerst klare Zuständigkeiten, sauberere Daten oder schlicht eine kleinere Prozessänderung.
Ein manueller Check kann wirtschaftlicher und verständlicher bleiben.
Automatisierung beschleunigt auch falsche oder veraltete Angaben.
Ohne Owner bleibt jede Ausnahme liegen, unabhängig vom Tool.
Dann gehört ein menschlicher Prüfpunkt in die Mitte des Prozesses.
Der Umfang wird vor dem Workshop vereinbart. Dieses Beispiel zeigt die Form, nicht ein pauschales Leistungsversprechen.
Shortlist, Risikoregister, Testplan oder technische Übergabe: Vor dem Gespräch wird festgelegt, welches Dokument Ihre Entscheidung tatsächlich unterstützt.
Kein automatisch erzeugter «KI-Score».
Ausgangspunkt ist kein Tool, sondern ein realer Ablauf. Wir erfassen, wie oft ein Vorgang vorkommt, wie lange die Bearbeitung dauert, wo Wartezeiten entstehen und welche Ausnahmen das Team heute manuell löst. Dazu gehören die beteiligten Rollen, verwendete Systeme und die Person, die für das Ergebnis verantwortlich bleibt. Erst diese Ausgangslage macht später sichtbar, ob eine Veränderung tatsächlich Zeit spart oder nur Arbeit verschiebt.
Danach wird jeder mögliche KI-Anwendungsfall nach denselben Kriterien geprüft: geschäftlicher Nutzen, Verfügbarkeit und Qualität der Daten, technische Machbarkeit, Fehlerfolgen sowie notwendige Übergaben an Menschen. Annahmen werden ausdrücklich dokumentiert. Wir rechnen keinen präzisen ROI vor, wenn belastbare Mengen, Kosten oder Vergleichswerte fehlen. So bleibt eine frühe Einschätzung ehrlich und trotzdem entscheidungsfähig.
Das Resultat ist eine begründete Reihenfolge. Sie zeigt, was jetzt getestet werden kann, was zuerst bessere Daten oder klarere Zuständigkeiten braucht und was bewusst nicht automatisiert werden sollte. Für den ersten Kandidaten werden Testumfang, benötigte Zugriffe, Datenschutzfragen, Aufbewahrung und Kontrollpunkte festgehalten. Gerade für Schweizer KMU ist wichtig, dass Datenwege und Verantwortung nachvollziehbar bleiben.
Ein Pilot beginnt deshalb klein und endet mit einer echten Entscheidung. Vor dem Start stehen Ausgangswert, Ziel, verantwortliche Person und Prüftermin fest. Danach wird nicht nur gefragt, ob die Technik funktioniert, sondern ob der Ablauf insgesamt stabiler, schneller oder verständlicher geworden ist. Das Ergebnis lautet weiterführen, verändern oder stoppen – mit dokumentierter Begründung statt Bauchgefühl.
Bringen Sie einen typischen Vorgang und eine schwierige Ausnahme mit. Im Gespräch klären wir, welche Daten fehlen, wo ein Mensch entscheiden muss und ob ein Pilot überhaupt sinnvoll ist.