Ablauf pro Pilot
Kein Plattformprojekt und keine unnötige Migration.
ProzessautomatisierungZeit zurück
Wir nehmen einem Schweizer KMU nicht gleich das ganze Backoffice ab. Wir wählen einen wiederkehrenden Ablauf, machen jede Übergabe sichtbar und automatisieren nur die Schritte, deren Regeln wirklich klar sind.
Ein Ablauf.
Ein verantwortlicher Owner.
Eine klare Grenze.
Phasen bis zur Entscheidung
Verstehen, bauen, parallel prüfen, danach entscheiden.
Owner für Ausnahmen
Unklare Fälle landen nicht in einer unsichtbaren Warteschlange.
So wird aus einem Engpass ein prüfbarer Pilot
Der erste Test beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit einem echten Vorgang aus Ihrem Alltag, jede Phase liefert ein sichtbares Ergebnis
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Sie zeigen uns den Ablauf
Wir sehen uns reale Fälle, Varianten, Wartezeiten und manuelle Übergaben an. Ohne Folien und ohne erfundene Idealprozesse.
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Wir bauen genau diesen Ablauf
Bestehende Systeme bleiben, wenn sie ihren Zweck erfüllen. Verbunden wird nur, was für den gewählten nächsten Schritt nötig ist.
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Zwei Wochen parallel prüfen
Mensch und Automatisierung laufen vergleichbar nebeneinander. Fehler, Rückfragen und Nacharbeit werden täglich sichtbar.
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Sie entscheiden mit Zahlen
Übernehmen, nachschärfen oder abbrechen. Der Test bleibt klein genug, damit keine unnötigen Folgekosten entstehen.
Automatisieren heisst, Verantwortung sichtbar zu lassen
Ein stabiler Ablauf trennt Vorbereitung von Entscheidung, das System übernimmt wiederholbare Arbeit und Ihr Team behält Preis, Freigabe und schwierige Ausnahmen
Automation
Darf
- Eingänge erkennen und zuordnen
- Freigegebene Felder strukturieren
- Dubletten und Pflichtangaben prüfen
- Einen Entwurf für die Freigabe vorbereiten
Team
Entscheidet
- Widersprüchliche Preise beurteilen
- Sensible oder unvollständige Fälle klären
- Verbindliche Inhalte freigeben
- Regeln ändern und den Betrieb verantworten
Ein Beispielprozess, Schritt für Schritt sichtbar
Das Beispiel zeigt eine eingehende Anfrage bis zur Freigabe, enthält keine Kunden- oder Produktionsdaten und verspricht keinen automatischen Versand
Eingang
Ein Dokument oder eine E-Mail trifft ein und erhält eine eindeutige Vorgangsnummer.
System: Eingang protokolliertErfassen
Kundendaten und Pflichtfelder werden aus den freigegebenen Quellen strukturiert.
Prüfung: Kundennummer fehlt?Abgleichen
Regeln, Dubletten und widersprüchliche Angaben werden geprüft, bevor etwas weiterläuft.
Stopp: zwei Preise im KonfliktVorbereiten
Das System stellt einen Entwurf samt Quellen und offenen Punkten für die Prüfung bereit.
Status: wartet auf FreigabeFreigeben
Eine verantwortliche Person beurteilt den Inhalt und entscheidet über den nächsten Schritt.
Owner: Sales OperationsDie Ausnahme zeigt, ob der Prozess wirklich trägt
Happy Paths sind leicht, im Betrieb zählen fehlende Daten, doppelte Vorgänge, abgelaufene Zugänge und die Frage, wer eine Entscheidung übernimmt
ZeitEreignisReaktionOwner
09:31:06Dokument erkanntFelder extrahiertSystem
09:31:07Preis-KonfliktAblauf pausiertSales Ops
09:31:08Hinweis versendetKein automatischer VersandTeam
Fertig bedeutet: Der Fehler ist sichtbar, begrenzt und einer zuständigen Person zugeordnet. Wiederholung, Zeitlimit und Eskalation werden vor dem Go-live festgelegt.
Erst den Ablauf klären, dann die Systeme verbinden
Welche Quelle gilt?
CRM, ERP, Postfach oder Tabelle: Für jedes Feld braucht es eine führende und aktuelle Datenquelle.
Was darf das System?
Lesen, schreiben, vorbereiten oder senden sind verschiedene Rechte. Im Pilot werden sie bewusst begrenzt.
Wer übernimmt Konflikte?
Ein Fehlerweg braucht Namen, Frist und Status. Sonst wird die Automatisierung nur zu einer neuen Warteschlange.
Wie bleibt es nachvollziehbar?
Quellen, Änderungen und Freigaben werden so protokolliert, dass das Team den Vorgang später erklären kann.
Was kann ein klarer Prozess wirtschaftlich verändern?
Bewegen Sie die Regler mit konservativen Annahmen, die offene Formel zieht Einführung und laufenden Betrieb ab — eine Rechenhilfe, keine Prognose
Illustrativer Netto-Arbeitswert im ersten Jahr
Ein negatives Ergebnis ist gültig. Dann trägt sich der gewählte Ablauf mit diesen Annahmen nicht.
Wann Prozessautomatisierung sinnvoll wird
Ein guter Kandidat kommt häufig vor, folgt wiederkehrenden Regeln und kostet heute sichtbar Zeit durch Suchen, Übertragen oder Nachfassen. Gleichzeitig muss es einen klaren menschlichen Prüfpunkt für Ausnahmen geben.
Wenn Ziele, Datenquellen oder Zuständigkeiten noch unklar sind, beginnen wir nicht mit Technik. Dann ist eine priorisierte KI-Beratung der sauberere erste Schritt. Geht es vor allem um Erreichbarkeit und Anrufannahme, passt der KI-Telefonassistent für Schweizer KMU besser.
Fragen vor der ersten Verbindung
Klare Antworten zu Software, Ausfällen und Nutzenberechnung
Braucht es dafür neue Software?
Nicht zwingend. Zuerst wird geprüft, welche Systeme bereits vorhanden sind, welche Schnittstellen verfügbar sind und wo ein sauberer manueller Prüfpunkt sinnvoller ist.
Was geschieht, wenn eine Schnittstelle ausfällt?
Der Fehlerweg gehört zum Prozessdesign: Status protokollieren, Wiederholung begrenzen und einen zuständigen Menschen informieren. Ein stiller Abbruch ist kein akzeptabler Betriebszustand.
Wie wird der Nutzen berechnet?
Mit Ihrem Volumen, der tatsächlichen Bearbeitungszeit, dem automatisierbaren Anteil sowie Einführungs- und Betriebskosten. Die Formel bleibt sichtbar und lässt sich konservativ einstellen.
Aus dem AlpenAgent Blog
Zwei Vertiefungen zum Ablauf
Nächster Schritt
Einen echten Fall prüfen, bevor daraus ein Projekt wird
Bringen Sie einen typischen Vorgang und eine schwierige Ausnahme mit. Im Gespräch klären wir, welche Daten fehlen, wo ein Mensch entscheiden muss und ob ein Pilot überhaupt sinnvoll ist.