Die Anfrage liegt auf dem Tisch. Der Kunde möchte zwei Räume streichen lassen, ein paar Fotos sind dabei, der gewünschte Termin auch. Für eine Offerte fehlen trotzdem die Flächen, der Zustand der Wände und die Frage, wer die Möbel wegräumt. Eine KI kann daraus einen ordentlich formulierten Text machen. Eine belastbare Kalkulation entsteht erst, wenn diese Lücken sichtbar bleiben und die Preise aus Ihrem freigegebenen Katalog kommen.
Genau dafür lohnt sich die automatische Offertenerstellung: Informationen aus einer Anfrage sortieren, passende Leistungen vorschlagen und einen prüfbaren Entwurf vorbereiten. Das Team spart sich wiederholtes Zusammensuchen. Unbekannte Mengen, Sonderkonditionen und unklare Arbeiten werden als offene Punkte behandelt. Wer einen Preis einfach passend zur Beschreibung erfinden lässt, bekommt einen schönen Brief mit einem ziemlich teuren Zufallsfaktor.
Welche Offerten eignen sich überhaupt?
Beginnen Sie mit einer wiederkehrenden Leistungsgruppe, bei der Ihr Betrieb die Positionen bereits kennt. Eine definierte Wartung, eine standardisierte Montage oder ein klar begrenzter Service lässt sich leichter vorbereiten als eine umfassende Sanierung nach zwei unscharfen Fotos. Entscheidend ist, ob Leistung, Menge und Bedingungen nachvollziehbar zugeordnet werden können. Die Qualität des Textes kommt später.
Nehmen Sie einige abgeschlossene Offerten und markieren Sie, was jedes Mal neu entschieden werden musste. Musste jemand vor Ort messen? Waren Zugang und Untergrund unterschiedlich? Gab es kundenspezifische Preise? Wenn fast jede Zeile eine fachliche Entscheidung verlangt, sollte die Unterstützung zunächst Angaben sammeln und Rückfragen vorbereiten. Ein vollständiges Dokument ist dann noch kein sinnvoller erster Automatisierungsschritt.
Auch die vorhandene Software verdient einen Blick. Die bexio-Dokumentation zu Positionstypen unterscheidet beispielsweise freie Positionen und Positionen aus dem Produktkatalog. Solche vorhandenen Strukturen können eine Grundlage bilden. Das belegt keine fertige KI-Anbindung Ihres Kontos. Prüfen Sie konkret, welche Funktionen Ihre Ausgabe und eine verfügbare Schnittstelle tatsächlich erlauben.
Ein kleiner Datenvertrag für jede Position
Schreiben Sie auf, was eine Position mitbringen muss, bevor sie in eine versandfähige Offerte gelangt. Eine einfache Liste reicht. Ihre Fachperson sollte sie verstehen können, ohne die technische Umsetzung zu kennen. Für den Anfang empfehlen wir diese Felder:
- Eindeutige Leistungskennung und freigegebener Beschrieb.
- Menge samt Einheit sowie Herkunft der Mengenangabe.
- Preisquelle, Preisstand und Gültigkeitsbereich.
- Zugelassene Zuschläge, Rabatte und gegebenenfalls Kundenkonditionen.
- Enthaltene Arbeiten, erkennbare Ausschlüsse und offene Voraussetzungen.
- Name oder Rolle der Person, die Ausnahmefälle entscheiden darf.
Die Herkunft macht einen Unterschied. «Vom Kunden angegeben», «vor Ort gemessen» und «aus einem alten Auftrag übernommen» sind verschiedene Qualitäten. Eine erkannte Zahl darf nicht stillschweigend von einer Schätzung zu einem bestätigten Ausmass werden. Lassen Sie solche Angaben im Entwurf kennzeichnen und verlangen Sie für kritische Mengen eine Bestätigung.
Bei einer unklaren Einheit muss der Ablauf stoppen oder nachfragen. Zwölf Quadratmeter Wandfläche sind keine zwölf Meter Sockelleiste. Ein Sprachmodell kann beide Begriffe im selben Text plausibel unterbringen. Die Kalkulation braucht feste Regeln dafür, welche Einheit zu welcher Leistung gehört und welche Umrechnungen erlaubt sind. Eine richtige Summe aus falschen Einheiten bleibt fachlich falsch.
Eine Beispielrechnung, die man kontrollieren kann
Nehmen wir eine frei erfundene Wartungsofferte, ausschliesslich als Rechenbeispiel. Es sind weder AlpenAgent-Preise noch marktübliche Ansätze: drei Arbeitsstunden zu CHF 95, zwei Materialeinheiten zu CHF 42 und eine Anfahrtspauschale von CHF 35. Die Zwischensumme beträgt CHF 404 vor Steuern. Die zuständige Buchhaltungslogik ergänzt die im konkreten Fall geltende steuerliche Behandlung und Rundung.
Wenn ein genehmigter Rabatt von zehn Prozent nur auf die Arbeit gilt, werden CHF 28.50 abgezogen. Die neue Zwischensumme lautet CHF 375.50. Ein Rabatt auf das gesamte Dokument würde ein anderes Ergebnis liefern. Deshalb muss der Entwurf anzeigen, worauf der Rabatt angewendet wurde. Ein hübscher Satz wie «Ihr Stammkundenrabatt ist berücksichtigt» genügt als Prüfung nicht.
Jetzt ändern wir eine Angabe: Die Materialmenge steht noch nicht fest. Der Ablauf darf weder zwei Einheiten behalten, weil es im letzten Auftrag so war, noch eine Null einsetzen und den Preis als vollständig präsentieren. Er erzeugt eine offene Mengenfrage oder eine ausdrücklich gekennzeichnete, fachlich freizugebende Annahme. Das Beispiel zeigt bereits, was Ihr Test prüfen muss: richtige Zuordnung, richtige Berechnung und ehrlicher Umgang mit Unbekanntem.
Preise gehören an einen gepflegten Ort
Legen Sie fest, welches System die verbindliche Preisquelle ist. Das kann Ihr ERP, eine gepflegte Artikelliste oder für einen begrenzten Versuch eine kontrollierte Tabelle sein. Eine Sammlung alter PDFs eignet sich als Material für Formulierungen. Als aktuelle Preisliste ist sie riskant: Der alte Auftrag kann einen Sonderrabatt, einen anderen Umfang oder längst überholte Einkaufskonditionen enthalten.
Eine neue Preisversion braucht ein Gültigkeitsdatum und eine klare Regel für bereits vorbereitete Entwürfe. Soll eine noch nicht freigegebene Offerte vor dem Versand neu gerechnet werden? Was passiert mit einer ausdrücklich zugesagten Preisbindung? Diese Entscheidungen gehören in Ihren kaufmännischen Ablauf. Die KI sollte sie nicht aus Formulierungen wie «wie beim letzten Mal» ableiten.
Praktisch ist ein sichtbarer Preisstand im internen Prüfbereich. Damit kann die verantwortliche Person erkennen, ob sie gerade aktuelle Konditionen prüft. Aus der bexio-Anleitung zur Offerte aus einem Projekt lässt sich ein konkretes Beispiel entnehmen: Geschätzte Zeiten und hinterlegte Ansätze können in Positionen übergehen. Für Ihre Umsetzung bleibt zu prüfen, welche Daten dort wirklich gepflegt sind.
Die Freigabe muss die konkrete Fassung meinen
Eine Person prüft den Entwurf und gibt ihn frei. Danach ändert jemand die Menge oder das System übernimmt einen neuen Materialpreis. Diese geänderte Fassung braucht eine neue Prüfung, wenn die Änderung den vereinbarten Freigabeumfang betrifft. Sonst wird eine Freigabe für Dokument A zur Erlaubnis, Dokument B zu verschicken. Genau dieser Fehler bleibt in einer reinen E-Mail-Benachrichtigung leicht unsichtbar.
Verknüpfen Sie deshalb Freigabe, Dokumentkennung und Version. Der Prüfbereich sollte Empfänger, Leistungen, Gesamtbetrag, offene Punkte und wichtige Bedingungen zusammen zeigen. Ein Freigabeknopf mitten zwischen technischen Meldungen hilft wenig. Wer die Offerte fachlich verantwortet, muss die entscheidenden Angaben an einem Ort sehen und eine Korrektur begründen können.
Für den allgemeinen Aufbau haben wir den Ablauf Entwurf, Freigabe, Ausführung beschrieben. Bei Offerten kommen die kaufmännischen Einzelheiten dazu: Welcher Rabatt ist erlaubt? Wer darf eine Lieferfrist bestätigen? Welche Klauseln dürfen geändert werden? Ein pauschales «jemand schaut drüber» beantwortet keine dieser Fragen.
Testen Sie die unangenehmen Anfragen zuerst
Ein sauberer Standardfall zeigt, dass der Ablauf grundsätzlich funktioniert. Für die Abnahme brauchen Sie zusätzlich Anfragen, bei denen die Automatik etwas zurückhalten muss. Stellen Sie mindestens diese Fälle zusammen: fehlende Menge, widersprüchliche Masse, abgelaufener Preis, unzulässiger Rabatt, unbekannte Leistung, falsche Kundenzuordnung und eine nach Freigabe geänderte Position. Notieren Sie das erwartete Verhalten vor dem Test.
Prüfen Sie auch denselben Eingang zweimal. Eine erneut zugestellte Formularnachricht darf nicht automatisch zwei Offerten und zwei Versandaufträge erzeugen. Verwenden Sie eine stabile Vorgangskennung und vergleichen Sie nach einem unklaren technischen Ergebnis zuerst den Zustand im Zielsystem. Der Hintergrund dazu steht im Artikel über doppelte Aktionen bei KI-Agenten.
Bewerten Sie jeden Entwurf mit der Person, die normalerweise kalkuliert. Wie viele Angaben mussten ergänzt werden? Wurde eine fachlich falsche Position vorgeschlagen? Waren fehlende Informationen sofort erkennbar? Messen Sie die gesamte Bearbeitungszeit einschliesslich Kontrolle und Korrektur. Eine schnelle Erstellung, die anschliessend langes Suchen nach Fehlern verlangt, entlastet den Betrieb kaum.
Mit einem brauchbaren Pilot beginnen
Wählen Sie einen überschaubaren Bereich, eine feste Preisquelle und eine Person für Freigaben. Die ersten Entwürfe laufen parallel zu Ihrer bisherigen Arbeit. Versendet wird über den vereinbarten, kontrollierten Weg. Für Sonderfälle bleibt der normale manuelle Ablauf erreichbar. So können Sie die Zuordnung verbessern, ohne dass ein ungeprüftes Dokument beim Kunden landet.
Dokumentieren Sie Änderungen an Bausteinen und Preisen während des Versuchs. Sonst lässt sich später kaum unterscheiden, ob ein besserer Entwurf vom Modell, von einer bereinigten Liste oder von zusätzlichen Angaben kam. Vereinbaren Sie ausserdem, wer die Pflege nach dem Versuch übernimmt. Ein Katalog, den niemand aktualisiert, wird mit jeder Preisänderung unzuverlässiger.
Zur Entscheidung gehört eine einfache Aufwandsrechnung. Angenommen, Ihr Team erstellt monatlich zwanzig ähnliche Offerten und spart nach vollständiger Kontrolle jeweils zehn Minuten. Das wären rund drei Stunden und zwanzig Minuten im Monat, keine nachgewiesene Einsparung. Davon gehen Pflege, Ausnahmebearbeitung und laufende Kosten ab. Vergleichen Sie diesen Spielraum mit Einrichtung und Betreuung. Bei wenigen individuellen Aufträgen kann eine bessere Vorlage wirtschaftlicher sein. Bei vielen wiederkehrenden Positionen kann sich eine Anbindung eher rechnen. Die eigenen Zeitaufzeichnungen sind dafür hilfreicher als eine allgemeine Prozentangabe eines Anbieters.
Wenn die Offerte versandt ist, beginnt ein anderer Prozess. Rückfragen und Erinnerungen behandeln wir separat beim Nachfassen offener Offerten. Hier sollte der Versuch eine engere Frage beantworten: Entsteht aus Ihren tatsächlichen Anfragen mit weniger Gesamtaufwand ein fachlich kontrollierbarer Entwurf? Bringen Sie dafür einige anonymisierte Beispiele und Ihre Preisstruktur zur Prozessautomatisierung für KMU mit. Besonders hilfreich sind die Fälle, bei denen Sie heute noch zum Telefon greifen müssen.
FAQ
Müssen wir dafür zuerst unser ERP ersetzen?
Das lässt sich aus der Aufgabe allein nicht ableiten. Prüfen Sie zuerst, ob das bestehende System Preise und Entwürfe brauchbar bereitstellt. Für einen begrenzten Versuch kann eine kontrollierte Übergabe genügen; eine direkte Anbindung braucht passende Schnittstellen und Rechte.
Darf die KI den Preis aus früheren Offerten übernehmen?
Alte Dokumente können Hinweise auf Leistungen geben. Für einen aktuellen Preis müssen Quelle, Gültigkeit und mögliche Sonderkonditionen geprüft werden. Lassen Sie keinen früheren Einzelfall unbemerkt zum Standardpreis werden.
Was passiert mit einer Leistung ausserhalb unseres Katalogs?
Sie bleibt als fachlich zu klärende Position offen. Der Ablauf sollte die Angaben sammeln und eine verantwortliche Person zuweisen. Ein erfundener Artikel mit plausibel wirkendem Preis ist kein geeigneter Ersatz.