Ein KI-Telefonassistent ist nicht allein deshalb datenschutzkonform, weil ein Server in der Schweiz steht. Prüfen Sie den gesamten Datenfluss, die beteiligten Anbieter und den konkreten Verwendungszweck. Ein Name, eine Rückrufnummer oder ein einer Person zuordenbares Anliegen kann bereits eine Bearbeitung von Personendaten auslösen, auch ohne gespeicherte Audioaufnahme.
Zuletzt aktualisiert: 15. September 2026. Dieser Leitfaden trennt rechtliche Grundlagen, praktische Prüfschritte und die projektabhängige Umsetzung bei AlpenAgent. Er ersetzt keine Prüfung eines konkreten Einsatzes.
DSG: Wer bleibt verantwortlich?
Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) gilt auch beim Einsatz von KI. Nach der Einordnung des EDÖB sind insbesondere Transparenz und bei voraussichtlich hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung zu beachten. Ob ein solcher Fall vorliegt, hängt von Daten, Zweck und Einsatz ab.
Ein externer Anbieter nimmt Ihnen die Verantwortung nicht ab. Der EDÖB erläutert bei der Auftragsdatenbearbeitung die Anforderungen an Vertrag, Sicherheit und Unterbeauftragte. Halten Sie fest, wer über den Zweck entscheidet, wer nur nach Weisung bearbeitet und wer Auskunfts- oder Löschbegehren bearbeitet. Eine unterschriebene AVV/DPA allein ersetzt die technische Prüfung nicht.
Zeichnen Sie die ganze Telefonkette auf
Anruf → Telefonie → Speech-/Voice-Anbieter → Sprachmodell → Automation → CRM/Kalender → Logs und Speicher. Das ist eine Prüfschablone, kein behaupteter AlpenAgent-Einheitsstack. Bei kombinierten Diensten können mehrere Schritte beim selben Anbieter liegen.
| Station | Zu klären |
|---|---|
| Telefonie | Rufnummern, Verbindungsdaten, Weiterleitung und deren Betreiber. |
| Sprache / Modell | Audio, Transkription, Prompts, Verarbeitungsländer und mögliche Datennutzung durch den Anbieter. |
| Automation | Welche Inhalte gehen in Workflows, Fehlermeldungen und Benachrichtigungen? |
| Kalender / CRM | Welche Felder werden geschrieben und welche Zugriffsrechte sind nötig? |
| Speicherung | Audio, Volltext, Zusammenfassung, Backups, Supportzugriff und Löschfristen getrennt prüfen. |
Unsere praktische Empfehlung: Für jede Station Anbieter, Land, Zweck, Datenart, Zugriff und Aufbewahrungsdauer dokumentieren. «Wir speichern kein Audio» beantwortet noch nicht, ob Transkripte oder Fehlermeldungen den Gesprächsinhalt enthalten.
Aufzeichnung ist eine eigene Entscheidung
Bei Aufnahmen nichtöffentlicher Gespräche spielen neben dem DSG auch strafrechtliche Regeln eine Rolle. Grundsätzlich ist die Einwilligung der Beteiligten relevant. Der EDÖB beschreibt eng begrenzte Ausnahmen für bestimmte Geschäftsvorfälle und Notrufdienste; daraus folgt keine allgemeine Erlaubnis, alle geschäftlichen Telefonate aufzunehmen oder für Analysen weiterzuverwenden. Prüfen Sie Zweck und Ausnahme im Original: Aufzeichnung von Gesprächen.
Für die Projektplanung empfehlen wir, persistente Audioaufzeichnung nicht vorsorglich einzuschalten. Entscheiden Sie bewusst, ob eine strukturierte Notiz reicht. Wenn eine Aufnahme vorgesehen ist, klären Sie Information, erforderliche Zustimmung, Zeitpunkt und eine Alternative bei Ablehnung vor dem Start. Die rechtliche Beurteilung einer Aufnahme darf nicht pauschal auf Transkription oder jede weitere KI-Verarbeitung übertragen werden.
Swiss Hosting, Europa oder Drittstaat?
Bei Auslandbekanntgaben sind das Zielland und die anwendbaren Schutzmechanismen zu prüfen. Der EDÖB erläutert Angemessenheit, Garantien und Ausnahmen. «USA» ist weder automatisch ein Verbot noch eine Freigabe. Prüfen Sie den konkreten Empfänger und die gültige Grundlage; auch Supportzugriffe aus einem anderen Land gehören in die Abklärung.
Bei AlpenAgent hängt die Architektur vom Projekt ab. Internationale Anbieter wie Retell AI können ebenso eine Rolle spielen wie europäische Anbieter. Eigene Komponenten, etwa selbst betriebene n8n-Automation, können auf einem Infomaniak-VPS in der Schweiz laufen. Das bedeutet ausdrücklich nicht, dass sämtliche Audiodaten, Transkriptionen, Modellverarbeitung und Unteranbieter in der Schweiz bleiben.
Was vor der Freigabe schriftlich feststehen sollte
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung, aktuelle Unteranbieter und Verfahren für Änderungen.
- Erlaubte Zwecke; klären, ob Daten für Training oder andere eigene Anbieterzwecke verwendet werden.
- Getrennte Fristen für Audio, Transkript, Zusammenfassung und Backups; keine erfundene universelle DSG-Frist.
- Rollenbasierte Zugriffe und ein nachvollziehbarer Prozess für Auskunft, Korrektur und Löschung.
- Kontakt bei Vorfällen, Ausweichbetrieb und verantwortliche Person im Unternehmen.
- Verständliche Information für Anrufende und eine erreichbare menschliche Alternative.
Die klare Begrüssung als KI ist unsere Umsetzungsempfehlung für einen transparenten Gesprächseinstieg. Verstecken Sie die Information nicht nur in einer langen Datenschutzerklärung. Testen Sie auch den Wunsch nach einer Person, verweigerte Aufnahme und die Löschung eines Testvorgangs über alle Systeme.
Bei einer Hausverwaltung können Anliegen Informationen über Mietende enthalten; bei Beauty oder einer Garage können ebenfalls sensible Angaben im Gespräch auftauchen. Begrenzen Sie Fragen und Freitext auf das Nötige. Ein Mensch sollte unklare oder sensible Fälle übernehmen können.
Einen Testdatensatz bis zur Löschung verfolgen
Vor dem Start lässt sich der geplante Umgang mit Daten mit einer erfundenen Testperson prüfen. Verwenden Sie dafür keine echten Angaben von Kunden. Lassen Sie eine Rückrufanfrage erfassen und notieren Sie, welche Systeme danach einen Eintrag enthalten. Suchen Sie nicht nur im CRM: Benachrichtigungen, fehlgeschlagene Workflows und Supportansichten können zusätzliche Kopien zeigen. Diese Übung ist unsere praktische Empfehlung, keine gesetzlich vorgeschriebene Testmethode.
Beauftragen Sie anschliessend die vereinbarte Löschung. Die verantwortliche Person sollte erklären können, was sofort entfernt wurde, was einer gesonderten Aufbewahrung unterliegt und wie Backups behandelt werden. Prüfen Sie auch, ob eine spätere Wiederholung eines fehlgeschlagenen Workflows den gelöschten Datensatz erneut erzeugt. Ein erfolgreicher Klick auf «Löschen» in einer Oberfläche beweist noch nicht, dass jede Kopie verschwunden ist.
Den Zugriff an konkreten Rollen prüfen
Ein Terminteam braucht möglicherweise Datum, Leistung und Rückrufnummer, aber nicht jede Gesprächsnotiz aus einer Schadenmeldung. Erstellen Sie getrennte Testzugänge für die vorgesehenen Rollen und versuchen Sie, fremde Vorgänge zu öffnen. Dokumentieren Sie die tatsächliche Sichtbarkeit. Für einen Supportfall sollte feststehen, wer zusätzliche Rechte freigeben kann und wie dieser Zugriff wieder endet. Teilen Sie dafür nicht einfach das Administratorkonto im ganzen Team.
Fragen Sie beim Anbieterwechsel nach einem brauchbaren Export Ihrer betrieblichen Informationen und nach dem Ende seiner Zugriffe. Zur Abschaltung gehören neben der Telefonnummer auch API-Schlüssel, Kalenderfreigaben und Automationen. Klären Sie, ob offene Rückrufe noch bearbeitet werden müssen und welches System danach verbindlich ist. So bleibt der Betriebswechsel nachvollziehbar, ohne einen pauschalen Anspruch auf jede denkbare Exportfunktion zu behaupten.
Für spätere Änderungen empfehlen wir einen festen Kontrollpunkt: neues Sprachmodell, neuer Unteranbieter, neue Aufzeichnung oder zusätzliche Schnittstelle bedeutet, den betroffenen Datenweg erneut zu prüfen. Halten Sie die geprüfte Konfiguration und das Datum fest. Eine einmal erstellte Übersicht wird sonst schnell unzutreffend, obwohl die Website weiterhin dieselbe allgemeine Datenschutzaussage zeigt.
Nutzen Sie die Auswahlmatrix, um diese Punkte vor Vertragsabschluss abzufragen. Beim KI-Telefonassistenten von AlpenAgent wird die Architektur anhand Ihrer Anforderungen ausgewählt. Der Budgetleitfaden hilft, den erforderlichen Betrieb mitzudenken.
FAQ
Ist ein Schweizer Server automatisch DSG-konform?
Nein. Er beschreibt einen Teil der Infrastruktur. Datenflüsse, Zwecke, Verträge, Zugriffe und weitere Anbieter müssen ebenfalls geprüft werden.
Muss ich alle Gespräche speichern?
Nein. Ob Audio, Transkript oder eine kurze strukturierte Notiz nötig ist, hängt vom Zweck ab. Legen Sie die Speicherung bewusst fest und prüfen Sie Aufnahmen rechtlich gesondert.
Gibt es eine feste Löschfrist für jeden KI-Telefonassistenten?
Keine universelle Frist für alle Daten und Zwecke. Definieren Sie nachvollziehbare Fristen je Datenart und berücksichtigen Sie konkret anwendbare Aufbewahrungspflichten.